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卡內基每週一智 –如何提出一份有內容的客觀報告? 有時候,你得向高級主管或其他人士提出報告,以供應一些他們所需的訊息。為了正確傳達你的 訊息和資料,以下是一些準備和發表時所必須注意的事項: 1.先預備一份草稿,擬定內容大要,使整個思想內涵有個合乎邏輯的秩序或組織。 2.所提供的內容,要能使聽者完全理解某個特定狀況或活動,而且會採取你所建議 的必要活動。 3.整個報告要簡短切題。如有什麼統計數字或輔助資料,可以當做附錄。4.要採用事實或特定的例證,避免加入自己的意見或浮泛的敘述。 5.某些特殊辭彙要盡量解釋清楚,但要避免過份渲染或修飾的辭句,以免造成混 洧。6.盡可能採用具體的辭彙,而避免抽象的字眼。 模糊不清的詞句很難讓人有清楚明確的印象。 7.碰到字句有不同的涵意,要馬上解釋清楚。8.盡量避免採用同義字。同義字會使文字作品變得生動有趣,但在報告中卻很容易 造成混洧或誤解。 9.不用把想講的話都字字寫下來。 講的時候要誠於中行於外,把真正要表達的意思講出來。 可以利用手勢或面部表情幫助聲音的表達, 並藉由聽眾的表情觀察他們理解的情形。 如有必要,可以詳加說明或讓聽眾提出問題。 10.講話要簡明扼要,不要囉囉嗦嗦重覆不已。11.如果時間許可,應把草稿擱置一旁,至少隔廿四小時之後再重讀一遍。 也可以把草稿拿給朋友閱讀,看他們理解的情形如何,以便做定稿的參考。 有時,你實在不知該如何開始下筆。假如這是你最常碰到的難題,那就不要從頭開始寫。你可以 從中間開始,從你最想的部分開始。一旦你寫出了主要的部分,則以後要添加前言後語就比較容 易了。而且你隨時可以重寫或修正,一直改到你自己感到滿意為止。 另外還有一個不錯的技巧:你可以先設想聽眾會問些什麼,然後把這些答案寫在報告裡。.
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